Qué es un ERP

ERP es un Sistema que permite a la empresa gestionar todos sus recursos (materias primas, empleados, activos, etc) mediante la unificación en un lugar centralizado de todos sus procesos e Información. Es un Sistema modular, lo que significa que por ejemplo; al principio se puede instalar el módulo de gestión de inventarios, luego puede ser el de gestión de proveedores, el módulo de compras y así sucesivamente. Pueden ir incrementando los módulos en función del crecimiento de tu empresa o de las prioridades de su necesidad.

 

Beneficios de un ERP

Ahorro de costos

Tener tu negocio controlado desde un solo punto centralizado te permite identificar dónde hay brechas (puntos que mejorar) que quieres reducir, impacta necesariamente en tus costos.

Ejemplo, controlar todo tu inventario porque tendrás acceso centralizado a ver lo que te emitieron tus proveedores (órdenes de compra) y verificar con aquello que realmente te llegó a tu almacén, te da control sobre tus costos de inventarios; poder emitir órdenes de compra automáticamente para que no te quedes sin stock en algunos de tus insumos necesarios es otro ejemplo de las cosas que un ERP puede hacer por tu negocio, en un ERP se puede establecer cuál es la cantidad mínima de un insumo y si baja de esa cantidad emitir la orden de compra automática para que el producto no se quede sin stock.

 

Toma de Decisiones

A diferentes niveles de control se requiere medir, porque si no mides no podrás mejorar, y todo esto se puede hacer desde un cuadro de mando, el gerente de operaciones puede requerir tener el control sobre cómo va el día a día del negocio, y se pueden establecer indicadores en un tablero para que él tome decisiones en función de lo que está ocurriendo.
por ejemplo, si estás a mediados de mes y según cómo van las ventas se puede identificar que a fin de mes no se alcanzará el objetivo, y se puede ser proactivo y tomar decisiones antes de que no cumplas con el objetivo trazado.

 

Si es el gerencia general, le interesará otro tipo de indicadores resúmenes de los diferentes departamentos, del comercial el volumen de ventas, de contabilidad la facturación, de RRHH tal vez la rotación del personal, de operaciones los tiempos de respuestas establecidos para la operación, etc.

 

Toda esta información al estar centralizada se puede consultar y presentar a los diferentes interesados de manera gráfica y simplificada, tal cual lo hace un tablero de control de un automóvil, que te dice la velocidad a la que viajas, te avisa si te estás quedando sin combustible, etc.

Mejora la Relación con el Cliente

Poseer un ERP nos permite responder rápido y mejor a nuestros clientes, porque tendríamos trazabilidad de lo que se vendió al cliente y de dónde proviene el producto o servicio,

por ejemplo: Si eres un intermediario de transporte y estás ofreciendo el servicio de transporte de carga, y recibes la llamada de un cliente insatisfecho porque su carga no ha llegado a tiempo, podrías verificar qué proveedor de transporte es el que está a cargo de ese cliente y tomar las medidas correctivas necesarias.

algunas empresas han establecido que por ejemplo cuando un cliente llama a la empresa por su central telefónica, que sea siempre el mismo operador el que le atiende, y además cuando la llamada ingresa, aparezca todo el historial que se ha tenido con ese cliente, datos básicos, productos vendidos, quejas ya generadas por él, etc. Otras empresas en función de qué tan rentable es un cliente, le da más prioridad a sus quejas o llamadas, todo esto se puede establecer como reglas en un ERP.

Productividad

Uno de los impactos más significativo de tener un ERP, es que te automatiza los procesos, te elimina tareas innecesarias y permite a los empleados enfocarse en tareas que son realmente valiosas para el negocio; además de eliminar información duplicada y evitar inconsistencias, todo esto porque la información ahora estaría en un lugar centralizado.

Por ejemplo imagínense que implantamos la validación de la información que supone el peso total de la mercancía para un transporte. Un error aquí puede ser crucial en el negocio de una empresa, el vehículo simplemente puede ser detenido en la frontera. Pero con un simple proceso de validación de la información ingresada, se puede evitar este problema, ya que la inserción de información por parte de las personas siempre está sujeta a errores, siempre es mejor prevenir.

La imagen a continuación nos da una idea de cómo un ERP nos puede ayudar a gestionar los diferentes procesos que basicamente nos ayudan a vender mejor y coordinar todas las actividades dentro de la empresa. (Fuente: tgestiona)

Estandariza el trabajo

Los empleados al trabajar con un solo programa que contiene TODA la información de la empresa, les da mejor entendimiento de sus acciones sobre otras áreas; y además éste tipo de programas les obliga a trabajar ordenadamente, porque cumple la normativa estándar que se maneja a nivel internacional y que normalmente cumple con las ISOS de calidad.

 

Opciones para las Pymes

Existen en el mercado dos tipos de ERP, aquello cuyas licencias pueden costar una fortuna, como lo es SAP, y otros que se han establecido en el segmento de código libre, y por cuyas licencias no tienes que pagar ni un sol; la diferencia entre uno y otro es que, por el primero recibes una garantía, ya que si pasa algo con tu aplicación SAP, la empresa dueña respalda y te da soporte, por aquellos de código libre, esa garantía tienes que adquirirla, existen un sinnumero de ERP de código libre o de licencia gratuita, como lo es Odoo, por ejemplo.

Si quieres embarcarte en la mejora de tus procesos como empresa, y no sabes por dónde iniciar, nosotros te podemos dar asesoría, la primera evaluación es totalmente gratuita.

En resumen, puedes mejorar tus procesos de negocio para que sean más eficientes; para que dejes de tener tantas hojas de excel por cada departamento y puedas tener en un lugar centralizado toda tu información y que ésta te ayude a mejorar y a tomar mejores decisiones. Pero recuerda que esto no es sólo un cambio tecnológico, no basta con instalar un ERP y que todo mejore, se necesita de que los empleados lo utilicen y sobretodo que tenga el apoyo de un sponsor con autoridad dentro de la empresa, para que ayude a que este cambio tecnológico sea asumido en la forma de trabajar por las personas que componen tu negocio.